6 dấu hiệu công ty đã “vượt” Excel và cần phần mềm quản lý
Excel là công cụ tuyệt vời lúc công ty còn nhỏ, nên những dấu hiệu cần phần mềm quản lý thường đến rất từ từ. Nhưng khi người nhiều hơn, đơn nhiều hơn, những file Excel bắt đầu biến thành gánh nặng mà ai cũng thấy nhưng không ai muốn đụng vào.
Dưới đây là 6 dấu hiệu cần phần mềm quản lý. Nếu công ty bạn có từ hai dấu hiệu trở lên, đã đến lúc nghĩ nghiêm túc về việc thay đổi.
Tóm tắt nhanh
- Số liệu lệch giữa các file, báo cáo mất nhiều giờ tổng hợp là dấu hiệu rõ nhất.
- Sai sót do nhập tay, chép qua lại tốn tiền hơn bạn nghĩ.
- Không cần thay tất cả cùng lúc: bắt đầu từ khâu đang rối nhất.
- Chọn phần mềm theo khâu cần giải quyết: CRM, bán hàng, kho hay ERP.
6 dấu hiệu cần phần mềm quản lý
1. Mỗi người giữ một file, số liệu mỗi nơi một kiểu
Bán hàng một file, kho một file, kế toán một file. Cuối tháng ba con số không khớp nhau và mất cả buổi để dò lại.
2. Báo cáo mất nhiều giờ mới xong
Muốn biết doanh số tuần này phải chờ người tổng hợp. Khi có số thì thời điểm cần quyết định đã qua.
3. Sai sót do nhập tay, chép qua lại
Cùng một thông tin phải nhập ở nhiều nơi. Nhập sai một chữ số là giao nhầm hàng, tính sai tiền.
4. Việc giao qua nhóm chat rồi trôi mất
Đề xuất, duyệt chi, giao việc bằng tin nhắn. Tin trôi là việc bị quên, không ai theo dõi được tiến độ. Đây là việc của phần mềm quản lý công việc.
5. Nhân viên nghỉ là mất dữ liệu
Khách hàng, lịch sử giao dịch nằm trong máy hoặc điện thoại của một người. Người đó nghỉ, công ty bắt đầu lại từ đầu.
6. Khó kiểm soát ai được xem gì
File lương, giá vốn gửi qua lại, ai có file là xem được hết. Rủi ro lộ thông tin nội bộ rất cao.
Có dấu hiệu rồi, bắt đầu từ đâu?
- Chọn khâu đang gây rối nhiều nhất, ví dụ quản lý khách hàng hoặc tồn kho.
- Ghi lại quy trình hiện tại của khâu đó: ai làm gì, dùng thông tin gì.
- Chọn phần mềm có sẵn hoặc làm riêng cho khâu đó, xem bài mua phần mềm hay làm riêng.
- Chạy thử với một nhóm nhỏ, sửa chỗ vướng, rồi mới mở rộng.
Có dấu hiệu không có nghĩa là phải đổi cả hệ thống cùng lúc. Làm từng phần giúp nhân viên quen dần và giảm rủi ro.
Nên chọn loại phần mềm quản lý nào?
| Vấn đề chính | Loại phần mềm | Xem thêm |
|---|---|---|
| Quên khách, mất khách khi nhân viên nghỉ | CRM (quản lý khách hàng) | CRM là gì |
| Lệch tồn kho, sai đơn hàng | Phần mềm bán hàng, kho | |
| Nhiều phòng ban dùng chung dữ liệu | ERP (quản trị tổng thể) | ERP là gì |
| Quy trình rất đặc thù | Phần mềm theo yêu cầu | Mua hay làm riêng |
Các hệ thống ERP gom nhiều khâu vào một nơi, khái niệm này được mô tả kỹ trên Wikipedia. Doanh nghiệp nhỏ thường không cần ERP đầy đủ ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Công ty bao nhiêu người thì nên dùng phần mềm quản lý?
Không tính theo số người mà theo mức độ rối: hãy đếm các dấu hiệu ở trên. Công ty mười người nhưng nhiều đơn, nhiều kho cũng có thể cần sớm hơn công ty đông người mà quy trình đơn giản.
Chuyển từ Excel sang phần mềm có mất dữ liệu cũ không?
Thường là không. Dữ liệu Excel được làm sạch và nhập vào phần mềm mới trong quá trình triển khai.
Nhân viên lớn tuổi có dùng được phần mềm không?
Được, nếu giao diện đơn giản và giống cách họ đang làm. Buổi hướng dẫn và làm từng phần giúp mọi người quen dần.
Phần mềm quản lý có dùng trên điện thoại được không?
Nhiều phần mềm hiện nay chạy trên trình duyệt nên dùng được trên cả điện thoại. Xem thêm bài web app là gì.
Công ty bạn có từ hai dấu hiệu trở lên?
Việt Thái Group làm phần mềm quản trị theo từng phân hệ, bắt đầu từ khâu đang rối nhất, phân hệ đầu tiên chạy thử sau 3–4 tuần.
Xem giải pháp quản trị
