Phần mềm quản lý công việc: 6 tính năng giúp giao việc không bị sót
Việc giao qua nhóm chat trôi mất sau vài chục tin nhắn. Ai làm, hạn khi nào, đã xong chưa đều phải hỏi lại. Phần mềm quản lý công việc đưa từng việc thành một thẻ có người phụ trách, hạn chót và trạng thái rõ ràng.
Bài này nêu 6 tính năng cần có, cách dùng bảng Kanban, và cách triển khai để nhân viên dùng thật.
Tóm tắt nhanh
- Mỗi việc cần có: người phụ trách, hạn chót, trạng thái, nơi trao đổi.
- Bảng Kanban chia việc theo cột: cần làm, đang làm, chờ duyệt, xong.
- Bắt đầu với một nhóm nhỏ, quy trình đơn giản.
- Khi việc gắn với khách hàng, kho, đơn hàng, nên dùng chung một hệ thống quản trị.
6 tính năng cần có ở phần mềm quản lý công việc
- Giao việc: người phụ trách, người phối hợp, hạn chót.
- Trạng thái: cần làm, đang làm, chờ duyệt, xong.
- Trao đổi trong từng việc: bình luận, tệp đính kèm ngay trong thẻ, không lạc sang nhóm chat.
- Nhắc hạn: báo trước khi đến hạn, báo khi quá hạn.
- Việc lặp lại: báo cáo tuần, kiểm kho tháng tự tạo theo lịch.
- Báo cáo: việc quá hạn, khối lượng theo người, theo dự án.
Dấu hiệu cần phần mềm quản lý công việc
- Việc giao qua nhóm chat thường bị quên hoặc làm trùng.
- Trưởng nhóm mất nhiều thời gian hỏi tiến độ từng người.
- Việc quá hạn chỉ được phát hiện khi khách hàng phàn nàn.
- Không biết ai đang quá tải, ai còn trống việc.
Gặp từ hai dấu hiệu trở lên, nên thử một phần mềm quản lý công việc cho một nhóm nhỏ trước.
Bảng Kanban là gì?
Kanban là cách hiển thị công việc thành các cột theo trạng thái, mỗi việc là một thẻ di chuyển từ trái sang phải. Nhìn bảng là biết việc nào đang tắc. Tìm hiểu thêm ở hướng dẫn Kanban của Atlassian.
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Cần làm | Việc đã giao, chưa bắt đầu |
| Đang làm | Người phụ trách đang xử lý |
| Chờ duyệt | Đã xong, chờ người giao kiểm tra |
| Xong | Đã nghiệm thu |
Triển khai quản lý công việc không gây xáo trộn
- Chọn một nhóm thử, ví dụ phòng kinh doanh hoặc marketing.
- Thống nhất quy tắc: việc nào cũng phải có người phụ trách và hạn chót.
- Chuyển việc đang làm từ nhóm chat sang phần mềm trong một tuần.
- Họp ngắn hằng tuần trên chính bảng công việc.
- Mở rộng sang phòng ban khác khi nhóm thử dùng quen.
Có sẵn hay làm riêng?
Phần mềm quản lý công việc có sẵn đủ cho phần lớn nhóm nhỏ. Khi việc gắn liền với đơn hàng, khách hàng, kho và cần báo cáo chung, nên dùng hệ thống quản trị dùng chung dữ liệu. Xem thêm mua phần mềm hay làm riêng và phần mềm quản lý nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý công việc có miễn phí không?
Nhiều phần mềm có gói miễn phí cho nhóm nhỏ, giới hạn số người hoặc tính năng. Nhóm lớn thường cần gói trả phí.
Nhân viên lớn tuổi có dùng được không?
Được nếu bắt đầu đơn giản: chỉ ba trạng thái, giao việc rõ ràng, có người hướng dẫn tuần đầu.
Quản lý công việc khác quản lý dự án thế nào?
Quản lý công việc tập trung vào từng việc hằng ngày. Quản lý dự án thêm mốc thời gian, ngân sách, phụ thuộc giữa các việc.
Có nối được với chấm công, nhân sự không?
Được nếu dùng hệ thống quản trị chung hoặc phần mềm làm riêng có kết nối.
Muốn giao việc, kho, khách hàng trên một hệ thống?
Giải pháp quản trị của Việt Thái Group làm theo quy trình riêng của bạn, phân hệ đầu tiên chạy thử sau 3–4 tuần.
Xem giải pháp quản trị
