Phần mềm quản lý nhân sự: 7 việc nên tự động hoá cho doanh nghiệp nhỏ
Hồ sơ nhân viên nằm trong tủ, hợp đồng sắp hết hạn không ai nhớ, đơn xin nghỉ đi qua tin nhắn, cuối tháng kế toán ngồi cộng công bằng tay. Khi công ty có vài chục người, một phần mềm quản lý nhân sự giúp những việc này chạy đều mà không phải nhắc.
Bài này liệt kê 7 việc nên tự động hoá, cách chọn phần mềm nhân sự có sẵn hay làm riêng, và lưu ý về dữ liệu nhân viên.
Tóm tắt nhanh
- Phần mềm quản lý nhân sự gom hồ sơ, hợp đồng, chấm công, nghỉ phép và lương về một chỗ.
- Tự động nhắc hạn hợp đồng, sinh nhật, ngày nghỉ còn lại giúp không bỏ sót.
- Nhân viên tự xem công, xin nghỉ trên điện thoại giảm việc cho phòng hành chính.
- Dữ liệu nhân viên là dữ liệu cá nhân, cần phân quyền chặt.
7 việc phần mềm quản lý nhân sự nên làm
- Hồ sơ nhân viên: thông tin, giấy tờ, quá trình công tác trong một hồ sơ số.
- Hợp đồng lao động: lưu bản, nhắc trước khi hết hạn.
- Chấm công: kết nối máy chấm công hoặc điện thoại.
- Nghỉ phép: xin nghỉ, duyệt, tự trừ ngày phép còn lại.
- Tính lương: lấy công, phụ cấp, khấu trừ để ra bảng lương.
- Bảo hiểm: theo dõi tham gia, tăng giảm lao động để kế toán làm hồ sơ.
- Báo cáo: số người, biến động, chi phí nhân sự theo phòng ban.
Quản lý nhân sự bằng Excel đến khi nào thì nên đổi?
Trên 20–30 người
Một người khó theo dõi hết hợp đồng, nghỉ phép bằng bảng tính.
Nhiều chi nhánh
Mỗi nơi một file, cuối tháng gom lại dễ sai.
Lương nhiều thành phần
Ca, tăng ca, phụ cấp, hoa hồng làm bảng tính rối.
Hay sót hạn hợp đồng
Phát hiện khi đã quá hạn.
Xem thêm các dấu hiệu ở bài 6 dấu hiệu công ty đã vượt Excel.
Phần mềm nhân sự có sẵn hay làm riêng?
| Tình huống | Nên chọn |
|---|---|
| Quy trình nhân sự phổ biến, ít người | Phần mềm nhân sự có sẵn |
| Lương theo sản phẩm, ca phức tạp | Có sẵn nếu cấu hình được, không thì làm riêng |
| Cần nối nhân sự với bán hàng, kho, sản xuất | Giải pháp quản trị dùng chung dữ liệu |
Phân tích chi tiết ở mua phần mềm hay làm riêng.
Lưu ý về dữ liệu nhân viên
Hồ sơ nhân viên chứa nhiều dữ liệu cá nhân. Chỉ người phụ trách được xem lương và giấy tờ, có nhật ký ai đã xem, đã sửa gì. Khi làm thủ tục bảo hiểm, tham khảo hướng dẫn trên cổng thông tin Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý nhân sự có tính lương được không?
Phần lớn có, hoặc xuất bảng công để kế toán tính. Hỏi rõ cách tính có đúng quy chế lương của công ty không.
Doanh nghiệp 10 người có cần phần mềm nhân sự không?
Chưa bắt buộc. Một bảng tính tốt và lịch nhắc hạn hợp đồng có thể đủ cho giai đoạn này.
Nhân viên có xem được bảng lương của mình không?
Có nếu phần mềm có cổng nhân viên, mỗi người chỉ thấy dữ liệu của mình.
Làm phần mềm quản lý nhân sự riêng mất bao lâu?
Với giải pháp quản trị của Việt Thái Group, phân hệ đầu tiên thường chạy thử sau khoảng 3–4 tuần.
Muốn quản lý nhân sự cùng kho, bán hàng trên một dữ liệu?
Giải pháp quản trị của Việt Thái Group gom khách hàng, kho, kế toán, nhân sự về một chỗ, làm theo quy trình riêng. Phân hệ đầu tiên chạy thử sau 3–4 tuần.
Xem giải pháp quản trị
