Mua phần mềm hay làm riêng? Cách chọn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Công ty lớn dần, Excel không kham nổi, bạn bắt đầu tìm phần mềm quản lý. Có hai hướng: mua phần mềm có sẵn trên thị trường, hoặc làm một phần mềm riêng.
Bài này so sánh hai hướng một cách thực tế, để bạn quyết định nên mua phần mềm hay làm riêng cho đúng với tình hình của công ty.
Tóm tắt nhanh
- Phần mềm có sẵn: rẻ lúc đầu, dùng được ngay, nhưng bạn phải đổi cách làm theo phần mềm.
- Phần mềm theo yêu cầu: làm đúng quy trình của bạn, sở hữu mã nguồn, nhưng tốn thời gian và chi phí ban đầu hơn.
- Nghiệp vụ phổ biến thì nên mua; nghiệp vụ đặc thù hoặc cần nối nhiều khâu thì nên làm riêng.
- Có thể kết hợp: mua cho khâu phổ biến, làm riêng phần đặc thù.
Phần mềm có sẵn và phần mềm theo yêu cầu khác nhau thế nào?
| Tiêu chí | Phần mềm có sẵn | Phần mềm theo yêu cầu |
|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Thấp, thường trả theo tháng hoặc năm | Cao hơn, trả theo dự án |
| Bắt đầu dùng | Gần như ngay lập tức | Vài tuần cho phần đầu tiên |
| Vừa với quy trình | Bạn đổi cách làm cho vừa phần mềm | Phần mềm làm theo cách bạn làm |
| Tính năng | Nhiều, có cả thứ không dùng | Đúng thứ cần, thêm dần |
| Quyền sở hữu | Thuê quyền sử dụng | Sở hữu mã nguồn nếu hợp đồng quy định |
| Khi nhà cung cấp thay đổi | Phải theo, kể cả tăng giá | Bạn tự quyết |
Nhiều phần mềm có sẵn hiện nay là dạng thuê bao qua internet, còn gọi là SaaS: bạn trả phí định kỳ để dùng nhưng không sở hữu phần mềm.
Khi nào nên mua phần mềm có sẵn?
Nghiệp vụ phổ biến
Kế toán, bán hàng tại quầy, chấm công đã có nhiều phần mềm tốt với giá hợp lý.
Cần dùng ngay
Không có thời gian chờ vài tuần để làm một phần mềm mới.
Ngân sách còn hạn chế
Chi phí thuê hằng tháng dễ xoay xở hơn một khoản đầu tư ban đầu.
Khi nào nên làm phần mềm theo yêu cầu?
Quy trình đặc thù
Cách công ty bạn làm việc là lợi thế riêng, bạn không muốn đổi theo phần mềm đại trà.
Cần nối nhiều khâu
Muốn bán hàng, kho, kế toán, nhân sự dùng chung dữ liệu, bớt nhập tay.
Cần làm chủ dữ liệu
Muốn giữ mã nguồn, không phụ thuộc bên cung cấp khi mở rộng.
Khi đã quyết làm riêng, nên bắt đầu bằng phần cốt lõi nhất rồi mở rộng dần. Xem cách làm trong bài MVP là gì.
5 câu hỏi giúp bạn chọn mua phần mềm hay làm riêng
- Phần mềm có sẵn đáp ứng được bao nhiêu phần công việc của bạn? Gần như đủ thì nên mua.
- Phần còn thiếu có phải là lợi thế cạnh tranh của bạn không?
- Tổng tiền thuê trong 3 năm so với chi phí làm riêng là bao nhiêu?
- Bạn có cần nối phần mềm với hệ thống khác không?
- Nếu nhà cung cấp tăng giá hoặc ngừng dịch vụ, công ty có chịu được không?
Không nhất thiết chọn một. Nhiều công ty dùng phần mềm có sẵn cho khâu phổ biến như kế toán, và làm riêng phần đặc thù rồi nối dữ liệu với nhau.
Chi phí và thời gian tham khảo
Nếu bạn chọn làm riêng: tại Việt Thái Group, phần mềm theo yêu cầu được làm theo từng phân hệ. Phân hệ cốt lõi thường chạy thử sau 3–6 tuần, bạn dùng thử và nghiệm thu dần, rồi nhận toàn bộ mã nguồn khi bàn giao. Cách này giúp bạn thấy kết quả sớm thay vì chờ một phần mềm lớn làm xong mới biết có vừa hay không.
Câu hỏi thường gặp
Làm phần mềm riêng có đắt không?
Chi phí ban đầu thường cao hơn thuê phần mềm có sẵn, nhưng bạn không trả phí thuê bao mãi mãi và sở hữu phần mềm. Làm từng phần cũng giúp chia nhỏ chi phí.
Phần mềm có sẵn có tuỳ chỉnh được không?
Nhiều phần mềm cho tuỳ chỉnh một phần như thêm trường thông tin, mẫu in. Nhưng thay đổi sâu vào quy trình thường không làm được hoặc rất tốn kém.
Làm phần mềm riêng có bị phụ thuộc đơn vị làm không?
Nếu bạn nhận đủ mã nguồn và tài liệu khi bàn giao thì có thể thuê đơn vị khác phát triển tiếp. Hãy ghi rõ điều này trong hợp đồng.
Doanh nghiệp nhỏ có nên làm phần mềm riêng không?
Doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc làm riêng nếu quy trình có điểm đặc thù hoặc Excel đã quá tải. Xem thêm 6 dấu hiệu công ty cần phần mềm quản lý.
Chưa biết nên mua hay làm riêng?
Kể cho Việt Thái Group nghe quy trình hiện tại. Chúng tôi tư vấn phần nào nên dùng phần mềm có sẵn, phần nào đáng làm riêng.
Xem dịch vụ phần mềm theo yêu cầu
