ERP là gì? Khi nào doanh nghiệp nên triển khai ERP
Công ty lớn dần, bán hàng dùng một phần mềm, kho dùng một phần mềm, kế toán lại dùng phần mềm khác. Dữ liệu không nói chuyện được với nhau. Đó là bài toán ERP sinh ra để giải.
Bài này giải thích ERP là gì bằng lời dễ hiểu, và giúp bạn biết công ty mình đã cần hay chưa.
Tóm tắt nhanh
- ERP là hệ thống quản trị tổng thể, gom bán hàng, kho, mua hàng, kế toán, nhân sự vào chung một dữ liệu.
- Lợi ích lớn nhất: số liệu thống nhất, báo cáo tức thì, bớt nhập tay.
- Doanh nghiệp nhỏ không cần ERP đầy đủ ngay; nên làm từng phân hệ.
- Rủi ro chính là triển khai ồ ạt khiến nhân viên không theo kịp.
ERP là gì?
ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning, thường dịch là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu đơn giản, ERP là một hệ thống mà mọi phòng ban cùng dùng chung một kho dữ liệu: bán ra một món hàng thì kho tự trừ, kế toán tự ghi nhận, báo cáo tự cập nhật.
Khái niệm này được mô tả kỹ trên Wikipedia. Điều quan trọng với chủ doanh nghiệp là hiểu ERP là gì ở góc độ công việc, không phải thuật ngữ.
6 phân hệ thường có trong phần mềm ERP
Bán hàng
Báo giá, đơn hàng, hoá đơn, công nợ khách hàng.
Kho
Nhập, xuất, tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo sắp hết.
Mua hàng
Đặt hàng nhà cung cấp, theo dõi giao nhận và công nợ.
Kế toán
Ghi nhận thu chi tự động từ bán hàng, mua hàng.
Nhân sự
Hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương.
Sản xuất
Định mức nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất (với doanh nghiệp sản xuất).
ERP khác CRM thế nào?
| Tiêu chí | CRM | ERP |
|---|---|---|
| Tập trung vào | Khách hàng và bán hàng | Toàn bộ vận hành doanh nghiệp |
| Người dùng chính | Nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách | Nhiều phòng ban |
| Quy mô triển khai | Nhỏ, nhanh | Lớn hơn, cần kế hoạch |
| Phù hợp khi | Cần quản lý khách hàng tốt hơn | Cần nối nhiều khâu với nhau |
Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng CRM rồi mở rộng dần thành hệ thống lớn hơn. Xem thêm CRM là gì.
Khi nào nên triển khai ERP?
- Có từ ba phòng ban trở lên phải dùng chung số liệu hằng ngày.
- Mất nhiều công đối chiếu số liệu giữa bán hàng, kho và kế toán.
- Lãnh đạo cần báo cáo tổng hợp nhanh để ra quyết định.
- Đang mở thêm chi nhánh, kho hoặc dây chuyền.
Chưa có những điều trên thì chưa cần vội. Hiểu ERP là gì giúp bạn biết đích đến, nhưng không nhất thiết phải đi hết một lần. Xem thêm 6 dấu hiệu cần phần mềm quản lý.
Triển khai ERP từng phần để giảm rủi ro
- Bắt đầu từ phân hệ gây rối nhất, thường là bán hàng hoặc kho.
- Chạy ổn định, nhân viên quen rồi mới thêm phân hệ tiếp theo.
- Nối dữ liệu giữa các phân hệ để bớt nhập tay.
- Cuối cùng mới làm báo cáo tổng hợp cho lãnh đạo.
Rủi ro lớn nhất khi triển khai ERP không nằm ở công nghệ mà ở con người: đổi quá nhiều thứ cùng lúc khiến nhân viên quay lại dùng Excel.
Câu hỏi thường gặp
ERP có đắt không?
Tuỳ số phân hệ và mức độ tuỳ chỉnh. Triển khai từng phần giúp chia nhỏ chi phí theo giai đoạn, thay vì một khoản đầu tư lớn ngay từ đầu.
Doanh nghiệp nhỏ có dùng ERP được không?
Được, nếu chọn đúng phạm vi. Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu với vài phân hệ cốt lõi thay vì một hệ thống đầy đủ.
Triển khai ERP mất bao lâu?
Tuỳ phạm vi. Tại Việt Thái Group, phân hệ đầu tiên thường chạy thử sau khoảng 3–4 tuần, các phân hệ khác thêm dần sau đó.
ERP có nối được với hoá đơn điện tử, ngân hàng không?
Thường là có thể, tuỳ nhà cung cấp hoá đơn điện tử và ngân hàng. Việc kết nối cụ thể cần được kiểm tra khi khảo sát.
Muốn có hệ thống quản trị theo đúng quy trình của bạn?
Việt Thái Group làm phần mềm quản trị doanh nghiệp theo từng phân hệ: bán hàng, kho, kế toán, nhân sự. Phân hệ đầu tiên chạy thử sau 3–4 tuần.
Xem giải pháp quản trị
