Sổ lưu trú điện tử: 5 bước nhận phòng và nhắc khai báo lưu trú trong 1 phút
Sổ lưu trú điện tử là cách ghi thông tin khách lưu trú bằng phần mềm thay cho sổ giấy: lễ tân quét căn cước hoặc hộ chiếu, hệ thống tự điền họ tên, ngày sinh, số giấy tờ, giờ đến, giờ đi và nhắc hạn thông báo lưu trú với công an. Bài này giới thiệu tính năng nổi bật nhất của Sổ Lưu Trú, phần mềm do Việt Thái Group phát triển cho khách sạn, nhà nghỉ, homestay ở Tây Nguyên và cả nước.
Sổ lưu trú điện tử là gì và vì sao khách sạn cần?
Trả lời ngắn: sổ lưu trú điện tử giúp cơ sở lưu trú ghi đủ, đúng và nhanh thông tin khách, đồng thời không bỏ sót việc thông báo lưu trú, việc mà nếu quên có thể bị phạt nặng.
Với sổ giấy, lễ tân phải chép tay từng dòng. Giờ cao điểm cuối tuần ở Buôn Ma Thuột, Đà Lạt hay Quy Nhơn, một đoàn 10 khách có thể mất 15 đến 20 phút chỉ để ghi chép. Chữ viết khó đọc, sai số giấy tờ, thiếu giờ đi là chuyện thường gặp khi công an phường kiểm tra.
Sổ lưu trú điện tử giải quyết đúng chỗ đau đó: dữ liệu được nhập từ giấy tờ gốc, lưu theo từng lượt ở, tra cứu được ngay và xuất file khi cần đối chiếu.
Quy định thông báo lưu trú mới nhất năm 2026
Theo Luật Cư trú 2020, cơ sở lưu trú phải thông báo lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú khi có người đến ở. Hình thức thông báo được hướng dẫn tại Thông tư 55/2021/TT-BCA, đã sửa đổi bởi Thông tư 66/2023/TT-BCA, trong đó có cách thông báo qua ứng dụng VNeID và cổng dịch vụ công.
Từ ngày 15/12/2025, Nghị định 282/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính có hiệu lực. Mức phạt cho hành vi không thông báo lưu trú (theo tổng hợp của Thư viện Pháp luật):
| Số người lưu trú không được thông báo | Mức phạt cá nhân | Mức phạt tổ chức (gấp 2) |
|---|---|---|
| 1 đến 3 người | 2 đến 4 triệu đồng | 4 đến 8 triệu đồng |
| 4 đến 8 người | 4 đến 8 triệu đồng | 8 đến 16 triệu đồng |
| Từ 9 người trở lên | 8 đến 12 triệu đồng | 16 đến 24 triệu đồng |
Khách nước ngoài còn có thủ tục khai báo tạm trú riêng theo luật về nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài. Quy định có thể thay đổi, chủ cơ sở nên hỏi lại công an phường, xã nơi mình kinh doanh để áp dụng đúng.
5 bước nhận phòng bằng sổ lưu trú điện tử của Sổ Lưu Trú
Trả lời ngắn: với Sổ Lưu Trú, lễ tân chỉ cần chiếc điện thoại. Quét giấy tờ, chọn phòng, thu tiền, mọi thông tin tự vào sổ.
- Bấm Quét ở giữa thanh menu, đưa camera vào mã QR trên căn cước công dân gắn chip. Hệ thống tự đọc họ tên, ngày sinh, giới tính, số căn cước, nơi thường trú.
- Khách nước ngoài: quét dòng mã MRZ ở trang hộ chiếu, phần mềm đọc tên, quốc tịch, số hộ chiếu, hạn hộ chiếu và mở thêm các ô thị thực, ngày nhập cảnh, cửa khẩu.
- Chọn phòng trên sơ đồ phòng, giá được tính tự động theo giờ, theo ngày hoặc qua đêm.
- Thêm người ở cùng: quét tiếp giấy tờ, đánh dấu trẻ em nếu có.
- Hoàn tất: lượt ở vào sổ lưu trú điện tử ngay, có giờ đến chính xác đến từng phút.
Khách quen quay lại thì chỉ cần gõ 4 số cuối giấy tờ hoặc số điện thoại, hồ sơ cũ hiện ra, không phải nhập lại.
Tab “Cần khai báo”: không còn bỏ sót khách
Đây là phần được làm kỹ nhất. Mở trang Sổ lưu trú, tab Cần khai báo liệt kê mọi khách chưa thông báo lưu trú trong 30 ngày gần nhất, kể cả khách đã trả phòng từ hôm trước.
- Chia hai nhóm: khách Việt Nam và người nước ngoài, vì hai nhóm khai báo ở hai nơi khác nhau.
- Xếp theo hạn: khách sắp hết hạn lên đầu, quá hạn tô đỏ, còn dưới 2 giờ tô cam.
- Xuất file danh sách chưa khai báo của từng nhóm khi cần nhập theo lô.
- Đánh dấu nhanh: khai báo xong trên VNeID, bấm “Đã khai báo” từng khách hoặc chọn nhiều khách một lần.
Mốc hạn trong phần mềm được cài theo thực tế phổ biến: khách Việt Nam trước 23 giờ ngày đến, người nước ngoài trong 12 giờ. Nếu địa phương bạn hướng dẫn khác, hãy làm theo hướng dẫn của công an nơi kinh doanh.
Sổ theo ngày: tra cứu, đối chiếu, xuất file
Tab Sổ theo ngày là cuốn sổ đầy đủ. Lọc theo khoảng ngày, theo khách đang ở, đến hoặc đi trong kỳ, theo quốc tịch, theo trạng thái khai báo. Có nút chọn nhanh Hôm nay, 7 ngày, Tháng này.
Khi công an hoặc đoàn kiểm tra yêu cầu, bấm Xuất / in: file Excel có đủ số giấy tờ, bản in hoặc PDF thì số giấy tờ được che bớt để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Mỗi lần xuất file đều được ghi nhật ký: ai xuất, lúc nào, bao nhiêu dòng.
So sánh sổ giấy và sổ lưu trú điện tử
| Tiêu chí | Sổ giấy | Sổ lưu trú điện tử (Sổ Lưu Trú) |
|---|---|---|
| Nhập thông tin khách | Chép tay, dễ sai | Quét QR căn cước, MRZ hộ chiếu |
| Nhắc hạn thông báo lưu trú | Không có | Tab Cần khai báo, tô màu theo hạn |
| Tra cứu khách cũ | Lật từng trang | Gõ tên, số điện thoại, 4 số cuối giấy tờ |
| Xuất báo cáo khi kiểm tra | Photo sổ | Excel, PDF theo bộ lọc |
| Bảo vệ dữ liệu cá nhân | Ai cũng lật được | Phân quyền theo vai trò, ghi nhật ký xem giấy tờ |
| Mất sổ, cháy, ướt | Mất dữ liệu | Lưu trên máy chủ, sao lưu |
Bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách
Thông tin căn cước, hộ chiếu là dữ liệu cá nhân, được bảo vệ theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Sổ Lưu Trú được thiết kế để chỉ người cần mới xem được:
- Bảo vệ, buồng phòng, kế toán không xem được hồ sơ khách. Lễ tân và quản lý mới xem.
- Số giấy tờ hiển thị dạng che bớt, bấm “Hiện” mới thấy đủ và hành động này được ghi nhật ký.
- Chủ khách sạn xem được nhật ký thao tác của nhân viên bất cứ lúc nào.
Sổ lưu trú điện tử phù hợp với cơ sở nào?
Sổ Lưu Trú chạy trên trình duyệt và cài được như ứng dụng trên điện thoại, không cần máy tính riêng ở quầy. Phù hợp với:
- Nhà nghỉ, khách sạn mini 5 đến 30 phòng ở Buôn Ma Thuột, Pleiku, Đà Lạt, Nha Trang, Tuy Hòa.
- Homestay, farmstay vùng cà phê, sầu riêng phục vụ khách du lịch trải nghiệm.
- Khách sạn nhiều chi nhánh cần xem gộp số liệu.
Gói Miễn phí dùng được cho cơ sở đến 5 phòng, có sẵn nhận phòng, sơ đồ phòng và sổ lưu trú điện tử. Gói Cơ bản từ 199.000đ/tháng, gói Chuyên nghiệp từ 499.000đ/tháng, xem chi tiết tại bảng giá Sổ Lưu Trú. Sổ lưu trú và xuất file luôn mở, kể cả khi gói hết hạn.
Nếu khách sạn của bạn cần thêm website đặt phòng, hãy xem bài WordPress cho khách sạn và cách kết nối CRM với WordPress để chăm sóc khách quay lại.
Dùng thử sổ lưu trú điện tử miễn phí
Đăng ký tại soluutru.vn trong 1 phút, thêm phòng và quét thử căn cước của chính bạn. Cần hỗ trợ cài đặt, gọi hotline/Zalo 0941 388 887.
Kết luận về sổ lưu trú điện tử
Sổ lưu trú điện tử không chỉ thay cuốn sổ giấy. Nó giúp lễ tân nhận phòng nhanh hơn, giúp chủ cơ sở không bỏ sót việc thông báo lưu trú trong bối cảnh mức phạt từ cuối năm 2025 đã tăng lên đáng kể, và giữ dữ liệu khách an toàn hơn. Với Sổ Lưu Trú, tất cả nằm gọn trong chiếc điện thoại của lễ tân.
Câu hỏi thường gặp về sổ lưu trú điện tử
Sổ lưu trú điện tử có thay được việc thông báo lưu trú trên VNeID không?
Không. Sổ Lưu Trú giúp ghi sổ, nhắc hạn và xuất danh sách, còn việc thông báo lưu trú vẫn thực hiện trên VNeID hoặc cổng dịch vụ công theo hướng dẫn của công an.
Không có căn cước gắn chip thì nhập thế nào?
Lễ tân chọn loại giấy tờ và nhập tay các ô cần thiết. Hộ chiếu nước ngoài thì quét dòng MRZ.
Mất mạng có dùng được không?
Gói có tùy chọn Chạy khi mất mạng cho phép thao tác tạm và tự đồng bộ khi có mạng trở lại.
Hết hạn gói có mất dữ liệu sổ lưu trú không?
Không. Sổ lưu trú, nhận phòng và xuất file luôn mở; chỉ các chức năng nâng cao chuyển sang chỉ xem sau thời gian ân hạn 7 ngày.
Phí dùng sổ lưu trú điện tử bao nhiêu?
Cơ sở đến 5 phòng dùng miễn phí. Gói Cơ bản từ 199.000đ/tháng, gói Chuyên nghiệp từ 499.000đ/tháng, trả theo năm tiết kiệm hơn.
