Phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại: 6 việc làm được chỉ với smartphone
Phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại giúp chủ và nhân viên làm mọi việc vận hành ngay trên smartphone: xem sơ đồ phòng, nhận phòng, giao việc buồng phòng, báo hỏng, giao ca, chấm công và nhận thông báo tức thì. Sổ Lưu Trú của Việt Thái Group được thiết kế theo hướng điện thoại trước tiên, phù hợp nhà nghỉ, khách sạn mini và homestay không có máy tính riêng ở quầy.
Vì sao nên dùng phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại?
Trả lời ngắn: vì chủ cơ sở không ngồi ở quầy cả ngày, còn nhân viên buồng phòng, kỹ thuật, bảo vệ thì luôn di chuyển. Điện thoại là thiết bị duy nhất ai cũng mang theo.
Nhiều phần mềm cũ cần máy tính cài đặt, chỉ dùng được ở quầy lễ tân. Chủ đi vắng phải gọi điện hỏi tình hình, buồng phòng dọn xong phải đi xuống báo, phòng hỏng điều hòa thì ghi giấy rồi quên. Với phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại, thông tin đi thẳng từ người làm đến người cần biết.
Cài như ứng dụng, không cần kho ứng dụng
Sổ Lưu Trú là ứng dụng web tiến bộ (PWA), công nghệ được Google hướng dẫn tại web.dev. Mở soluutru.vn/app trên điện thoại, bấm “Cài app ra màn hình chính” là có biểu tượng như ứng dụng thường, mở toàn màn hình, nhận thông báo đẩy và hiện số đếm trên biểu tượng.
- Chạy trên cả Android và iPhone, không chiếm nhiều bộ nhớ.
- Cập nhật tự động, không phải tải bản mới.
- Máy tính, máy tính bảng ở quầy vẫn dùng chung tài khoản.
6 việc làm được trên phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại
1. Sơ đồ phòng tự cập nhật
Mỗi phòng là một ô màu: trống sạch, có khách, bẩn, đang dọn, đang sửa, đã đặt, khách ra ngoài. Màn hình tự làm mới khi có thay đổi, nhiều người cùng xem vẫn thấy đúng một trạng thái. Trên máy tính bảng, sơ đồ tự chia hàng cột theo số phòng cho vừa màn hình.
2. Buồng phòng: nhận việc và báo xong ngay tại phòng
Khách trả phòng, phòng tự chuyển sang “Bẩn”. Nhân viên buồng phòng mở điện thoại thấy danh sách cần dọn, bấm “Đang dọn” rồi “Sạch”. Lễ tân thấy ngay phòng sạch để bán tiếp, không phải chạy lên kiểm tra.
3. Báo hỏng có ảnh, kỹ thuật nhận việc
Điều hòa chảy nước, vòi sen rò rỉ: buồng phòng chụp ảnh báo hỏng, kỹ thuật nhận phiếu, sửa xong báo hoàn thành. Phòng đang sửa không bị bán nhầm. Tài sản có tem QR, lịch bảo trì nhắc đến hạn.
4. Kho và minibar
Ghi nhanh nước suối, bia, khăn đã dùng theo phòng, tiền tự cộng vào hóa đơn. Thủ kho nhập, kiểm kho, nhận cảnh báo khi hàng dưới mức tối thiểu.
5. Giao ca và chấm công
Lễ tân mở và đóng ca có quỹ tiền mặt. Nhân viên chấm công bằng GPS kèm ảnh, quản lý xếp ca và duyệt nghỉ phép ngay trên điện thoại.
6. Thông báo đẩy chia nhóm màu
Khách nhận, trả phòng, thu tiền, quá giờ trả, khách ra ngoài lâu, cảnh báo thất thoát, báo hỏng, kho dưới mức, tổng kết cuối ngày. Mỗi nhóm một màu: cảnh báo đỏ, lễ tân xanh navy, thu chi xanh lá, vận hành cam. Bấm vào thông báo mở đúng màn hình liên quan.
Mỗi vai trò một màn hình riêng
Phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại chỉ dễ dùng khi mỗi người thấy đúng việc của mình. Sổ Lưu Trú có 8 vai trò, thanh menu dưới cùng tự chọn 5 mục dùng nhiều nhất cho từng vai:
| Vai trò | Màn hình chính | Không thấy |
|---|---|---|
| Chủ, Quản lý | Tổng quan doanh thu, sơ đồ phòng, báo cáo | Không giới hạn |
| Lễ tân | Sơ đồ phòng, đặt phòng, chìa khóa, sổ lưu trú | Báo cáo doanh thu |
| Buồng phòng | Buồng phòng, kho, báo hỏng | Hồ sơ khách, tiền |
| Kỹ thuật | Tài sản, phiếu hỏng | Hồ sơ khách, tiền |
| Thủ kho | Kho, tài sản | Hồ sơ khách |
| Kế toán | Tổng quan, báo cáo, giao ca, nhật ký | Số giấy tờ khách |
| Bảo vệ | Chìa khóa, sự cố | Hồ sơ khách, tiền |
Chủ đi vắng vẫn nắm tình hình
Trả lời ngắn: mở điện thoại là thấy công suất phòng, doanh thu, tiền đã thu trong ngày; tối 22 giờ nhận bản tổng kết cuối ngày.
Với chủ có nhiều cơ sở, ví dụ một khách sạn ở Buôn Ma Thuột và một homestay ở Đà Lạt, gói nhiều chi nhánh cho phép chuyển qua lại và xem gộp số liệu. Khách tự check-in trước qua đường link cũng giúp giảm thời gian chờ ở quầy.
Chọn phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại: 5 tiêu chí
- Dùng tốt trên màn hình nhỏ: chữ đủ to, nút đủ lớn, ô nhập không bị phóng to trên iPhone.
- Có sổ lưu trú và nhắc khai báo: tránh rủi ro bị phạt khi kiểm tra.
- Phân quyền rõ: bảo vệ, buồng phòng không xem được dữ liệu khách.
- Thông báo tức thì: không phải mở app liên tục để biết chuyện gì xảy ra.
- Giá theo nhu cầu: dùng đến đâu trả đến đó, nâng cấp khi cơ sở lớn lên.
Sổ Lưu Trú có gói Miễn phí cho cơ sở đến 5 phòng, gói Cơ bản từ 199.000đ/tháng, gói Chuyên nghiệp từ 499.000đ/tháng, và cho phép tự tạo gói riêng bằng cách thêm từng tùy chọn như chấm công, buồng phòng, kho. Xem thêm hai bài cùng loạt: sổ lưu trú điện tử và quản lý chìa khóa khách sạn.
Cài Sổ Lưu Trú lên điện thoại miễn phí
Mở soluutru.vn trên điện thoại, đăng ký và bấm “Cài app ra màn hình chính”. Cần hỗ trợ, gọi hotline/Zalo 0941 388 887.
Kết luận về phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại
Phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại đưa toàn bộ vận hành vào túi của từng người: lễ tân nhận phòng bằng điện thoại, buồng phòng báo sạch tại phòng, kỹ thuật nhận phiếu hỏng có ảnh, chủ xem doanh thu ở bất cứ đâu. Sổ Lưu Trú làm điều đó bằng một ứng dụng web cài nhanh, phân quyền rõ ràng và thông báo tức thì, phù hợp nhà nghỉ, khách sạn vừa và nhỏ ở Tây Nguyên và cả nước.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại
Có cần tải ứng dụng từ CH Play hay App Store không?
Không. Sổ Lưu Trú là ứng dụng web, mở soluutru.vn/app trên trình duyệt rồi bấm cài ra màn hình chính.
Một tài khoản dùng được trên mấy máy?
Mỗi nhân viên có tài khoản riêng theo số điện thoại, đăng nhập được trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính.
iPhone có nhận được thông báo đẩy không?
Có, khi đã cài app ra màn hình chính và mở app từ biểu tượng đó để bật thông báo.
Mất mạng thì sao?
Tùy chọn Chạy khi mất mạng cho phép thao tác tạm và tự đồng bộ khi có mạng trở lại.
Phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại này giá bao nhiêu?
Miễn phí đến 5 phòng; gói Cơ bản từ 199.000đ/tháng, gói Chuyên nghiệp từ 499.000đ/tháng, trả theo năm tiết kiệm hơn.
